Organiser une commande de A à Z

 Vous souhaitez créer sur votre territoire un groupement d’achats de produits locaux et/ou bio mais ne savez pas trop comment vous y prendre ?!

Bioloco vous présente en détail son fonctionnement, vous pourrez vous en inspirer. Mais sachez que chaque groupement d’achats est différent et choisit le fonctionnement qui lui convient le mieux.

Avant la première commande

Plusieurs personnes intéressées par l’achats de produits bio et locaux, en direct avec les producteurs, décident de former un groupement d’achats pour privilégier les achats en grande quantité. Ces personnes travaillent à la rédaction d’une charte où se déclinent les valeurs du groupement d’achats et son fonctionnement.

Vient le moment de trouver des producteurs et artisans-transformateurs bio du coin. Pour cela, plusieurs outils existent :

Il faut également trouver le lieu où seront réceptionnées les commandes livrées par les producteurs et où seront distribués les produits aux foyers adhérents :

  • Ne pas oublier que les livraisons n’ont pas nécessairement lieu le même jour et que certains produits sont à conserver au frais avant leur distribution aux foyers adhérents.
  • Pensez à mettre en réseau les producteurs avec qui vous travaillez afin qu’ils/elles puissent s’organiser entre eux/elles et ainsi réduire leurs trajets.

Une première réunion est ensuite organisée pour présenter et créer la nouvelle association loi 1901 sous le nom, dans notre cas, de “Bioloco”. Les foyers sont informés du fonctionnement du groupement d’achats (nombre de commandes par an, implication bénévole des foyers dans la vie de l’association…). Certains groupements fonctionnent sans statut, mais la forme associative permet d’ouvrir un compte en banque par exemple, ce qui facilite grandement la facturation des commandes aux adhérents, ainsi que le paiement des producteurs.

Fin prêts, les commandes peuvent enfin commencer !

bioloco champ légumes

Les commandes de Bioloco de A à Z

Le mois avant la distribution :

  • Chaque administrateur de l’association est référent de plusieurs producteurs. C’est à lui/elle de vérifier auprès des producteurs les produits disponibles et leur tarif TTC.
  • Chaque référent met à jour la liste des produits disponibles.
  • Un-e administrateur-rice se charge de vérifier que la liste de diffusion des foyers adhérents (dans notre cas, à travers un google group) est à jour en fonction des nouvelles adhésions.
  • Un-e administrateur-rice informe les adhérents de la liste des produits disponibles.
  • Un-e administrateur-rice regroupe les commandes de toutes les familles pour y extraire ensuite les commandes réparties par producteur-rice.
  • Chaque administrateur référent informe ses producteurs des quantités commandées.

La semaine de la distribution :

  • Chaque administrateur référent vérifie que les commandes et les factures ont bien été réceptionnées.
  • Un-e administrateur-rice imprime les tableaux des commandes par producteur, et par famille, pour une double vérification des quantités commandées et livrées, ainsi que des tarifs.
  • Un-e administateur-rice est choisi-e en tant que référent  des foyers adhérents qui seront bénévoles le jour de la distribution : son rôle sera de coordonner la distribution et de répondre aux questions des bénévoles, notamment les nouveaux !
  • L’administateur-rice référent des foyers bénévoles rappelle aux  adhérents : les horaires et le lieu de la distribution des  produits, d’apporter des sachets krafts solides pour répartir les produits livrés en vrac, de rapporter les bocaux ou pots usagers des producteurs, ainsi qu’un plat/dessert à partager pour passer un moment convivial en évitant que les familles ne viennent seulement récupérer leur panier.

Le jour de la distribution :

  • Petit  matériel à ne pas oublier : scotch, feuilles avec le nom des familles, stylos, feutres, balances, sachets kraft, 2 couteaux pour ouvrir les cartons, 1 ordinateur avec le tableau général des commandes par producteurs et les tableaux des commandes par famille.
  • Installer des tables, accrocher au mur le nom des producteurs pour y déposer les produits correspondants (ce qui facilite la vérification des factures avec les produits livrés par producteur, ainsi que les pesées), ainsi que ceux des foyers adhérents.
  • Vérifier  la correspondance entre les produits mentionnés sur les factures, les tableaux des produits à livrer par producteurs, et les produits réellement livrés. S’il manque des produits, l’indiquer sur la facture et le tableau, ainsi que sur une feuille « Produits manquants » accrochée au mur et visible de tous les bénévoles.
  • Répartir les produits par foyer. Commencer par les petites quantités pour finir par les grosses. Les produits frais du réfrigérateur doivent être distribués au dernier moment avant l’arrivée des foyers.
  • Une fois tous les produits répartis, vérifier l’intégralité des  produits distribués par foyer  avec l’aide du tableau des commandes par foyer. Ce document, laissé avec les produits commandés, sert de facture au foyer.
  • Si  des produits sont en trop, les déposer sur la table de l’encaissement et les proposer aux foyers (produits à inclure au montant de leur règlement).
  • Au moment de l’encaissement, vérifier que le foyer est bien à jour de son adhésion.

La semaine après la distribution

  • Encaisser les chèques des foyers.
  • Lister les sommes à payer aux producteurs.
  • Payer les producteurs dans la semaine, par virement bancaire.
  • Chaque administrateur référent doit se charger, le cas échéant, de récupérer les factures manquantes pour le paiement des producteurs.

Liens utiles :

bioloco confitures

Système de parrainage

Objectifs :

  • Accompagner les foyers intéressés par Bioloco à découvrir en douceur le fonctionnement de l’association (commandes, distributions…)
  • S’assurer que ces nouveaux foyers s’impliqueront dans la vie de l’association
  • Augmenter les quantités commandées
  • Faciliter la gestion des commandes par les administrateur-rice-s

Fonctionnement du parrainage :

  • Les foyers adhérents de Bioloco ont la possibilité de parrainer un ou plusieurs foyers.
  • Les foyers adhérents expliquent en détail le fonctionnement de l’association, et transmettent la charte ainsi que la plaquette de Bioloco à la/aux foyer-s parrainé-s.
  • Les foyers adhérents se chargent de compiler leur commande et celles des foyers qu’ils parrainent pour ne renvoyer qu’un seul tableau de commande aux administrateurs.
  • Les foyers adhérents invitent les foyers parrainés à participer à la distribution lors de leur première commande.
  • Les foyers parrainés peuvent régler séparément par chèque, mais l’ensemble de la commande (du foyer adhérent et des foyers parrainés) doit être payé au moment de la distribution.
  • Les foyers parrainés peuvent adhérer uniquement à partir de leur deuxième commande, et ce dans la limite des 35 foyers.
  • Les foyers parrainés peuvent le rester indéfiniment.

bioloco parrainage

  • bioloco distribution